Bel ons op:  0800 2354758 of +3120 208 1200

De IVR manager kunt u gebruiken om binnenkomende gesprekken automatisch op verschillende manieren door te verbinden. Hierdoor realiseert u beter beheer van contacten met de doelgroepen. De faciliteiten zijn geïntegreerd met het servicenummer, een dure telefooncentrale aanschaffen is daarom niet meer nodig. Naast de standaard faciliteiten zijn er voor complexe vraagstukken maatwerkoplossingen mogelijk.

Heeft u vragen of wilt u een complex script laten bouwen en wilt u weten wat de mogelijkheden zijn?

Neem Contact Op!

De IVR manager en zijn mogelijkheden ziet u hieronder beschreven

Aankondiging servicenummer

Het is natuurlijk handig om te weten of er is gebeld naar het servicenummer of naar uw eigen nummer. Wellicht wilt u de telefoon anders opnemen?

De medewerker die de oproep beantwoord wordt vooraf geïnformeerd door een tekst. Het is ook mogelijk om het servicenummer mee te sturen in plaats van het nummer van de beller. Op deze manier ziet u in uw scherm staan dat er naar het servicenummer is gebeld.

Blokkering mobiele bellers

Bij een 0800-nummer is het helaas zo dat als iemand vanaf een mobiele telefoon belt er een toeslag toegang mobiel gerekend wordt. Dit is bepaald vanuit de mobiele providers en hier kunnen wij helaas niets aan doen.

Wel kunnen wij met deze faciliteit ervoor zorgen dat uw nummer niet te bereiken is vanaf een mobiele telefoon. Vermeld bij het publiceren van uw nummer altijd even “alleen te bereiken vanaf een vaste lijn”.

Blokkering plaagbellers

Soms kan het voorkomen dat u wordt gebeld door zogeheten plaagbellers. Vooral bij een 0800-nummer is dit natuurlijk vervelend en deze faciliteit helpt daarbij.

U kunt vervelende telefoontjes van betrokken bellers blokkeren voor de duur van 3 maanden. Dit ongeacht of het gaat om een vast, mobiel of geheim nummer.

Busy No Answer

Kunnen oproepen niet worden beantwoord bij bezet dan zorgt deze faciliteit ervoor dat gesprekken automatisch naar een alternatieve eindbestemming worden doorverbonden.

Eindbestemmingen wijzigen

U kunt via ons platform zelf eindbestemming wijzigen. Lees in ons blogbericht hoe u zelf uw eindbestemmingen kunt wijzigen. U kunt ons ook altijd even een mailtje sturen en dan maken wij het voor u in orde.

Gespreksopname

De gesprekken worden opgenomen en per mail verstuurd. Het is wettelijk verplicht om de beller van te voren te informeren over het feit dat het gesprek wordt opgenomen (voor bijvoorbeeld trainingsdoeleinden).

Keuzemenu

Gebruikt u het servicenummer voor meerdere doeleinden, bijvoorbeeld voor storingen, een helpdesk en marketing? Door gebruik te maken van een keuzemenu kunt u ervoor zorgen dat bellers direct met het goede loket worden doorverbonden. Dit scheelt u tijd, want uw klanten krijgen meteen de juiste medewerker aan de telefoon.

TIP: Maak uw keuzemenu niet te lang. Dit kan mensen afschrikken.

Lees ons blogartikel voor meer uitleg over het keuzemenu.

Medewerker beschikbaarheidroutering

Wilt u de binnenkomende gesprekken door meerdere medewerkers laten beantwoorden en daar maximale regie over hebben?

Met deze faciliteit kunt u zelf bepalen hoe binnenkomende gesprekken over uw medewerkers worden verdeeld. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle gesprekken naar een bepaalde groep medewerkers te laten doorschakelen, maar dat er alleen in geval van pieken/overbelasting ook wordt doorgeschakeld naar een andere groep medewerkers.

Meldtekst

Voorafgaand aan een gesprek kunt u de beller een boodschap laten horen. U kunt de beller bijvoorbeeld een welkomstbericht laten horen of hem erop wijzen dat hij zijn ticketnummer bij de hand moet houden.

Netnummer routering

Deze faciliteit lijkt op de postcode routering. Alleen bepaalt het systeem zelf al wat het netnummer is van de beller en op basis daarvan wordt er doorgeschakeld naar een bepaalde eindbestemming.

Postcode routering

De postcoderoutering is ideaal als u meerdere vestigingen hebt door het hele land. Uw klanten worden gevraagd om hun postcode op te geven waarna de gesprekken op basis van herkomst worden doorgeschakeld naar de eindbestemmingen.

Hierdoor komen uw klanten altijd uit bij de vestiging die het dichtste bij hun in de buurt is.

Rapportage

Wij kunnen vooraf bepaalde gegevens voor u opslaan, welke u real time kunt inzien. Denk hierbij aan gegevens zoals aantal gemiste gesprekken, waar vandaan gebeld is, gespreksduur, waar naartoe is doorgeschakeld of hoe lang uw klanten in de wachtrij staan.

Door het bijhouden van deze gegevens kunt u testen in hoeverre uw klanten goed te woord worden gestaan. Ook krijgt u een goed beeld wanneer uw klanten voornamelijk bellen en hiermee kunt u rekening houden qua personeel.

Tijd en datum routering

Afhankelijk van dag en tijdstip kunnen gesprekken naar verschillende bestemmingen (of faciliteiten) worden doorgeschakeld.

Stel u wilt dat uw klanten tijdens kantoortijden gewoon binnenkomen zodat u of een medewerker de telefoon kan aannemen, maar buiten kantoortijden moet de beller te horen krijgen dat uw bedrijf gesloten is. Daarna kan de beller bijvoorbeeld een voicemail inspreken.

Om dit in te regelen kunt u gebruik maken van een tijd en datum routering. Ook kunt u hiermee regelen dat ook tijdens feestdagen anders wordt doorgeschakeld.

U bepaalt natuurlijk zelf de tijden en dit is altijd aan te passen.

Voice2mail

Een voicemail kent iedereen natuurlijk wel. Onze faciliteit “voice2mail” zorgt er ook voor dat de beller een bericht kan inspreken en u ontvangt het ingesproken bericht in uw mailbox in de vorm van een wave bestand.

Deze faciliteit kunt u goed combineren met een tijd en datum routering, zodat beller buiten kantoortijden een voicemailbericht kunnen inspreken.

Wachtrij

Deze functie geeft de mogelijkheid om bellers in een wachtrij te zetten wanneer het bestemmingsnummer in gesprek is of het maximum aantal gesprekken is bereikt.

Zo kunt u op drukke momenten uw bellers helpen ook al heeft u niet voldoende personeel om deze bellers direct te woord te staan. U kunt de beller informeren middels een standaard of een door u aangeleverde meldtekst.

De beller krijgt een muziekje te horen terwijl zij in de wacht staat. Ook kunt u ervoor kiezen dat zij horen hoeveel wachtenden er nog voor hen zijn.

Hebt u een vraag?

Bel gratis: 0800-2354758

Bereikbaar ma t/m vrij van 9:00 tot 17:30 uur

Of vul onderstaande contactformulier in:

Demo IVR Manager

Alle bovenstaande faciliteiten kunnen wij voor u inregelen vaak hoeft u hier niet meer naar om te kijken. Toch is het in sommige gevallen gewenst dat u als klant zelf tussentijds aanpassingen kunt doen. Denk hierbij aan het wijzigen van uw openingstijden, uw weekrooster inplannen met wie, wanneer bereikbaar is of simpelweg uw eindbestemming wijzigen.

Wij hebben een demo account voor u aangemaakt, zodat u kunt kijken hoe dit in z’n werk gaat. Lees hier onze blogserie over de IVR Manager.

Wilt u meer informatie over onze IVR Manager?

Neem Contact Op!

Zoeken