Deel 4 – Het IVR keuzemenu

Een IVR platform of een keuzemenu is een telefoon technologie waardoor klanten door het maken van een keuze op hun toetsenbord van hun telefoon kunnen communiceren met de computer die er achter zit. Dit maakt het makkelijker om de klant meteen door te schakelen naar de juiste afdeling binnen uw bedrijf.

Waarom zou ik een IVR keuzemenu nodig hebben?

Door bellers opties te geven waar zij uit kunnen kiezen, bijvoorbeeld een bepaalde taal of afdeling, kunnen zij direct worden doorverbonden naar de juiste persoon of afdeling binnen het bedrijf. Dit creëert meer efficiëntie, doordat uw medewerkers alleen de gesprekken hoeven te beantwoorden die ook daadwerkelijk voor hen bedoelt zijn – Dit bespaart tijd en geld.

Tip: Maak het keuzemenu niet te lang, want dit wordt niet gewaardeerd door de meeste bellers.

Het keuzemenu aan en uit zetten

Het kan voorkomen dat u het keuzemenu alleen aan/uit wilt kunnen zetten op het moment dat u bijvoorbeeld in vergadering gaat en de klanten bij een voicemail of een ander menu moeten uitkomen. Wij kunnen het zo voor u instellen dat u online het menu aan/uit kunt zetten.

Wat er moet gebeuren nadat het menu uit is gezet, kunt u zelf van te voren bepalen. Denk hierbij aan dat de beller een meldtekst te horen krijgt, een voicemail kan inspreken of dat het nummer naar een extern nummer moet worden doorgeschakeld.

Het keuzemenu uit zetten

Om uw keuzemenu aan/uit te zetten moet u de IVR Manager downloaden op uw computer. Ga naar www.ivrmanager.nl en log in met de volgende data:

Username: demo NL
Password: demo

Klik vervolgens op “Downloads” en daarna op het item “ivrManager”. De download voor het programma zal hierdoor opstarten.

Als de IVR Manager in geïnstalleerd open het programma op uw computer. Log in met de demo login gegevens. Volg de 4 stappen hieronder:

1. Klik op “Availability”:
2. Dubbelklik op “IVR menu” (we zullen meer vertellen over “openingstijden” in één van de volgende blog artikelen). Een nieuw venster zal openen, waar u een groen blok ziet.
3. Om het IVR menu uit te zetten klik op “Clear all”. U ziet nu dat het groene blok wit is geworden.

Klik op “OK” om te bevestigen. Uw IVR keuzemenu staat nu uit.

Uw keuzemenu weer aan zetten

Het keuzemenu staat uit en het overzicht zal dus geheel wit zijn. Als u uw keuzemenu weer aan wilt zetten, volg de volgende 2 stappen:

1. Dubbelklik op “Keuzemenu”
2. Selecteer het potloodje. Door op de dagen of uren te klikken kunt u de vakjes weer groen maken. Selecteer de tijden waarop u het keuzemenu aan wilt hebben. Als alles groen is betekent het dat het keuzemenu ten alle tijden aan staat. Als u klaar bent met selecteren, klik op “OK” om te bevestigen.

Belangrijk!

Zoals u merkt is het mogelijk om het keuzemenu alleen tijdens bepaalde uren actief te maken. Wees hier voorzichtig mee. Als u nog andere faciliteiten gebruikt, zoals een tijd/datum routering waarmee gesprekken worden doorgeschakeld naar verschillende nummers of menu’s op bepaalde tijden, kan deze functie tegenwerken.

We zullen u meer vertellen over deze optie in de volgende blogartikelen. Als u vragen heeft kunt u altijd contact opnemen met onze technische afdeling. Bel gratis naar 0800-BELIPLUS (2354758) of laat hieronder uw bericht achter.